General Privacy Policy

General Privacy Statement in Accordance with Articles 13 and 14 of the General Data Protection Regulation (GDPR)

1. Name and Contact Details of the Controller

These privacy notices apply to the processing of data by:

Controller: GILYOS GmbH
Email: info@gilyos.com
Telephone: +49 (0)931 90705678
Fax: +49 (0)931 90705679

2. Collection and Storage of Personal Data as Well as Type and Purpose and Its Use

2. 1. Collection and Storage
When you contact us for the first time and/or conclude a contract with us, we usually collect the following information:

company name
title, first name, last name, position of the designated contact person
address (if different: billing address)
a valid email address
telephone number
fax number

2.2 What Do We Process Your Data for (Purpose of the Processing) and on What Legal Basis?
In the following, we would like to inform you of the reasons why and on what legal basis we process your data.
2.2.1. For the Performance of Contractual Obligations (Art. 6 (1) lit. b of the GDPR)
We process your data in order to perform our contracts with you, i.e. particularly

for the fulfilment of the contract
for our correspondence with you
for invoicing
for the handling of warranty claims
for the handling of any liability claims as well as for the assertion of possible claims against you

2.2.2 On the Basis of Your Consent (Art. 6 (1) lit. a of the GDPR)
If you have provided us with a consent to the processing of personal data, the respective consent shall be the legal basis for the processing mentioned there.
This particularly applies to

the collection and storage of further personal data
direct marketing via telephone or email
customer account

You can withdraw this consent at any time with effect for the future. This also applies to declarations of consent provided to us before the GDPR entered into force, i.e. before 25 May 2018. We hereby inform you that the withdrawal of the consent does not affect the lawfulness of the processing that was carried out on the basis of the consent before the withdrawal.

2.2.3 In the Course of a Balancing of Interests (Art. 6 (1) lit. f of the GDPR)
On the basis of a balance of interest, we may also use your data for the purposes of the legitimate interests pursued by us or by third parties. This includes, for example, the following purposes:

to keep a record of the order history for future services
for customer advice and customer service as well as for distribution purposes
general business management and further development of services and products
advertising, market and opinion research

Our interest in the respective processing results from the respective purposes and is of an economic nature. As far as this is possible and appropriate, we process your data in a pseudonymised and anonymised form.

2.2.4. Due to Legal Requirements (Art. 6 (1) lit. c of the GDPR)
We are subject to various legal obligations, such as statutory retention and documentation obligations in accordance with commercial law regulations (based on the German Commercial Code (HGB), the German Criminal Code (StGB) or the German Fiscal Code (AO)).

3. Transfer of Data to Third Parties and Processors

The transfer of personal data is also a form of processing according to the preceding clause 2. We would like to provide separate information regarding the subject of transferring personal data to third parties at this point. The protection of your personal data is very important to us. Therefore, we are particularly cautious when it comes to transferring your data to third parties.
We usually transfer your personal data to third parties for the following purposes:

processors, with whom we have concluded a contract in accordance with Art. 28 of the GDPR
shipping (e.g. shipping service provider)
payments (e.g. payment service provider)
accounting (e.g. tax advisor).
legal disputes (e.g. lawyer)
communication platform (e.g. email, WhatsApp, other messenger services)

4. Erasure

We will delete your personal data, provided that the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed, the processing is not necessary for exercising the right of freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation, for reasons of public interest or for the establishment, exercise or defence of legal claims.

5. Rights of Data Subjects

You have the right:

to withdraw your given consent at any time by notifying us in accordance with Art. 7 (3) of the GDPR. As a consequence, we shall not be allowed to continue the processing of data based on this consent in the future;
to access information on your personal data which has been processed by us in accordance with Art. 15 of the GDPR. In particular, you may access the information on the purposes of processing, the categories of personal data, the categories of recipients to whom your personal data has been or will be disclosed, the envisaged period of storage, the existence of the right to rectification, erasure, restriction of processing data or objection, the existence of the right to lodge a complaint, the source of your data, insofar as it was not collected on our part, as well as the existence of automated decision-making, including profiling and, if applicable, meaningful information on the details;
to claim rectification of inaccurate personal data or the completion of incomplete personal data that is stored with us in accordance with Art. 16 of the GDPR;
to claim the erasure of the personal data stored with us according to Art. 17 of the GDPR, insofar as the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed, the processing is not necessary for exercising the right of freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation, for reasons of public interest or for the establishment, exercise or defence of legal claims;
• to obtain from the controller restriction of processing according to Art. 18 of the GDPR, provided the accuracy of the data is contested, the processing is unlawful, but you oppose the erasure of the personal data and we no longer need the data, but they are required for the establishment, exercise or defence of legal claims or in case you have objected to processing pursuant to Art. 21 of the GDPR;
to receive the personal data you provided to us in a structured, commonly used and machine readable format or to claim the transmission to another controller according to Art. 20 of the GDPR and
to complain with a supervisory authority in accordance with Art. 77 of the GDPR. In general, you may turn to the supervisory authority of your habitual residence or your place of work.

6. Right to Object

Provided that the processing of your personal data is based on legitimate interests in accordance with Art.6 (1) sentence 1 lit. f of the GDPR, you have the right to object to the processing of your personal data pursuant to Art. 21 of the GDPR, as far as there are grounds relating to your particular situation. In case you want to make use of your right to object, it is sufficient to send an email to info@gilyos.com.

Allgemeine Datenschutzbelehrung gem. Art. 13 und 14 DSGVO

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher: GILYOS GmbH
Email: info@gilyos.com
Telefon: +49 (0)931 90705678
Fax: +49 (0)931 90705679

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

2. 1. Erhebung und Speicherung
Wenn Sie erstmals in Kontakt mit uns treten und/oder mit uns einen Vertrag schließen, erheben wir in der Regel folgende Informationen:

Firmenname
Anrede, Vorname, Nachname, Position der benannten Ansprechpartner
Anschrift (falls abweichend: Rechnungsadresse)
eine gültige E-Mail-Adresse,
Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
Faxnummer

2.2 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

2.2.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO)
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, d.h. insbesondere

zur Vertragserfüllung
zur Korrespondenz mit Ihnen;
zur Rechnungsstellung;
zur Abwicklung von Gewährleistungsansprüchen
zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

2.2.2 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung.
Dies betrifft insbesondere

Erhebung und Speicherung weiterer personenbezogenen Daten
Werbliche Ansprachen per Telefon oder E-Mail
Kundenkonto

Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Wir setzen Sie davon in Kenntnis, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

2.2.3 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO)
Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt bspw. zu folgenden Zwecken:

Führen einer Auftragshistorie für unsere zukünftigen Serviceleistungen
Zur Kundenberatung und -betreuung und dem Vertrieb
allgemeine Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
Werbung, Markt- und Meinungsforschung

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur. Soweit dies möglich und angemessen ist, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

2.2.4. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO)
Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, wie bspw. gesetzlichen handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO).

3. Weitergabe von Daten an Dritte und Auftragsverarbeiter

Auch bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten handelt es sich um eine Verarbeitung im Sinne der vorangegangenen Ziffer 2. Wir wollen Sie an dieser Stelle jedoch nochmal gesondert über das Thema der Weitergabe an Dritte informieren. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten liegt uns sehr am Herzen. Aus diesem Grund sind wir besonders vorsichtig, wenn es darum geht Ihre Daten an Dritte weiterzugeben.
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt in der Regel zu folgenden Zwecken.

Auftragsverarbeiter, mit denen wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben
Versand (z.B. Versanddienstleister)
Zahlung (z.B. Zahlungsdienstleister)
Buchhaltung (z.B. Steuerberater)
Rechtsstreitigkeiten (z.B. Anwalt)
Kommunikationsplattform (z.B. E-Mail, WhatsApp, andere Messenger-Dienste)

4. Löschung

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

5. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.

6. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@gilyos.com.